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25 luglio 2021

L'importanza di spedire le Tax Return Americane in via telematica anziché in forma cartacea

In questo periodo dell'anno si stanno preparando molte Tax Return Americane per i Cittadini Americani residenti in Italia che hanno chiesto l'estensione della scadenza al 15 Ottobre.
Uno dei temi più caldi che stanno emergendo è quello della scelta delle modalità con cui si fa il "filing", cioè la spedizione, della Dichiarazione dei Redditi Americana: da un lato c'è la modalità di spedizione "storica", cioè la stampa della dichiarazione e l'invio via posta all'IRS del  cartaceo. Dall'altro c'è la spedizione della dichiarazione in via telematica, cioè tramite file.
In questo articolo vediamo perché è nettamente preferibile la spedizione telematica delle Tax Return Americane.



Ricordiamo innanzitutto che la estensione del termine per la presentazione della Tax Return Americana non è automatico ma deve essere chiesto tramite la presentazione (entro il 15 Aprile di ogni anno, a meno di alcune dilazioni che sono state concesse per la pandemia) del Form 4868.
La presentazione comporta il pagamento di una maggiorazione per interessi nel caso in cui la dichiarazione dei redditi comporti l'emersione di un debito d'imposta: se invece non ci sono debiti d'imposta, non c'è alcun costo per la "application" della extension.

Ora, sono già alcuni anni che è emersa la possibilità di fare la spedizione delle dichiarazione tramite invio telematico anche in America: ciò è possibile se il Consulente che compila la spedizione è un "Authorized E-file Provider", cioè un soggetto titolato alla spedizione elettronica dei file all'IRS.
Nel nostro caso il nostro partner Americano, lo Studio Newburg di Boston (https://www.newburg.com/) è autorizzato a spedire le dichiarazioni Americane elettronicamente.

In questo articolo vogliamo sottolineare l'importanza anche per il Cliente di essere seguito da un Consulente che spedisca le Tax Return Americane elettronicamente.
Vediamo quali sono i vantaggi.

1) LE TAX RETURN ELETTRONICHE SONO CONTROLLATE PRIMA DI QUELLE CARTACEE.

Questo dato è del tutto naturale, dato che l'invio dei file è immediato e trasmette tutte le informazioni all'IRS che se le trova già caricate nel proprio database: questo facilita enormemente il controllo delle dichiarazioni stesse compiuto dall'IRS.
Per contro, il controllo delle Tax Return cartacee richiede molto più tempo, ed in particolare in tempo di pandemia si è notato un netto slittamento in avanti delle 6-8 settimane che storicamente aveva l'IRS per il controllo.

2) UN EVENTUALE RIMBORSO ARRIVA PRIMA SE LA DICHIARAZIONE E' TELEMATICA.

Una dei vantaggi più importanti della spedizione del file anziché della Tax Return cartacea è la possibilità di ottenere il rimborso in tempi molto brevi (due o tre settimane, usualmente) laddove la dichiarazione risulti a credito. Qui si aprono due scenari:

- se il contribuente è residente in America, allora egli inserirà anche le proprie coordinate bancarie all'interno della Tax Return, ed il "refund" avverrà automaticamente in quel conto corrente bancario.

- se invece il contribuente è residente al di fuori dell'America, allora egli riceverà l'Assegno di rimborso da parte della "United States Treasury".
Sulle modalità (e difficoltà) d'incasso di questa tipologia di assegni abbiamo già trattato nel nostro articolo sugli Assegni di Sussidio Americani, che potete trovare a questo link.

3) L'INVIO DELLA DICHIARAZIONE CARTACEA E' MOLTO PIU' COMPLESSO PERCHE' RICHIEDE CHE LA TAX RETURN SIA FISICAMENTE FIRMATA.

La necessità di firmare in originale la copia spedita all'IRS, rende la modalità di spedizione della Tax Return cartacea estremamente complicata, specie per i Cittadini Americani residenti in Italia.
E' necessario, infatti, che il Consulente:
- compili la dichiarazione;
- la mandi via e-mail al proprio Cliente;
- la faccia stampare e firmare da parte dello stesso;
- se la faccia rispedire;
- la invii al corretto indirizzo postale dell'IRS.

Il tutto deve avvenire, ovviamente, entro il termine del 15 Ottobre: ciò fa capire come sia necessario terminare con largo anticipo la compilazione delle Tax Return Americane, cosa che non è sempre possibile, vista la complessità e la necessità di avere conferme ed integrazione di dati da parte del contribuente magari anche all'ultimo minuto.
Perciò il rischio latente è quello che un ritardo nella produzione di un documento da parte del cliente-contribuente, si rifletta in uno sforamento della scadenza di presentazione.
Il tutto è, invece, superato con il filing elettronico, dato che è semplicemente necessario ottenere la firma via e-mail da parte del contribuente.

4) LA SPEDIZIONE ELETTRONICA ELIMINA POSSIBILI ERRORI E/O RITARDI POSTALI ED E' ACCOMPAGNATA DA UNA RICEVUTA ELETTRONICA.

Anche questo elemento di vantaggio non è da sottovalutare, dato che ci troviamo spesso ad affrontare situazioni in cui alcuni clienti che si sono voluti appoggiare a a consulenti non autorizzati alla spedizione elettronica (o che hanno prodotto da sé stessi la Tax Return con dei programmi di pre-compilazione), si trovino con delle dichiarazioni spedite ma delle quali non hanno una "ricevuta". La spedizione elettronica dà, per contro, una ricevuta elettronica che è la prova dell'avvenuto invio del file e pertanto è opponibile all'IRS, cosa che invece non è possibile se l'invio è avvenuto in modalità cartacea, specie se la spedizione è avvenuta dall'Italia.

5) L'IRS RIESCE A FARE IL "MATCHING" TRA DICHIARAZIONI ELETTRONICHE E VERSAMENTI DI IMPOSTA IN MANIERA PRESSOCHE' AUTOMATICA CON LA SPEDIZIONE TELEMATICA. MENTRE CIO' E' DECISAMENTE PROBLEMATICO PER LE DICHIARAZIONI CARTACEE.

Questo elemento di vantaggio è, a parere di chi scrive, in assoluto uno dei più importanti, dato che si sono moltiplicati da parte dell'IRS gli errori e le difficoltà di fare un corretto "matching" tra le imposte versate e le Tax Return inviate.
Queste difficoltà dell'IRS, che si sono acuite con il periodo pandemico, sono dovute ad una serie di fattori:

- gli incredibili impegni cui è stato chiamato l'IRS per far fronte alla pandemia, come la produzione della diverse ondate di Assegni di Sussidio (Economic Impact Payments - EIP).
- la necessità da parte dell'IRS di aumentare in maniera subitanea il personale, ricorrendo a molti stagisti, che sono sicuramente meno preparati e formati rispetto al personale assunto stabilmente.
- le minori possibilità di accedere agli uffici dell'IRS da parte dei Consulenti residenti in America, in conseguenza della pandemia, che hanno ritardato la risoluzione di una serie di problematiche di lieve entità riguardanti le Tax Return.

Sta di fatto che ultimamente, alcuni clienti che non avevano presentato la dichiarazione Americana con il nostro Studio, ci hanno dato mandato di risolvere problematiche connesse all'arrivo di "Notices" dell'IRS in cui:

- si chiedevano pagamenti di imposte che erano già state pagate, ma che l'IRS non "vedeva" o che non riusciva a collegare alla Tax Return, dato che questa era stata presentata in modalità cartacea.

- si indicavano dei rimborsi a favore di un cliente per via di pagamenti che erano "visti" ma che non erano collegabili a nessuna Tax Return, sempre a causa di difformità nella acquisizione cartacea dei dati delle dichiarazioni Americane. Nella sostanza, l'IRS vedeva un pagamento di imposta, ma non trovava alcuna Tax Return e pertanto si apprestava a restituire la somma al contribuente. 
Questo rimborso è particolarmente "complesso" da gestire dato che è necessario intervenire subito e "fermare" il rimborso, cercando di far capire all'IRS che il pagamento non è indebito, ma è collegato ad una Tax Return che l'IRS medesimo non ha visto.

6) LA SPEDIZIONE ELETTRONICA PERMETTE DI GESTIRE CON MAGGIORE FACILITA' EVENTUALI INTEGRAZIONI O AMENDMENT DELLA TAX RETURN MEDESIMA.

Anche quest'ultimo punto è di particolare momento, dato che taluni consulenti talvolta adottano una modalità  di integrazione della Tax Return "impropria" e che può essere particolarmente pericolosa.
Il caso classico è quello del consulente che ha già spedito la Tax Return cartacea e che ad un certo punto si rende conto di aver dimenticato di allegare un Form della stessa. Qui succede che taluni, per evitare di dover rifare tutta la dichiarazione, propongano al cliente di "risolvere" il problema in tale modo: compilano il Form e lo consegnano al cliente suggerendo allo stesso di spedire il Form all'IRS Americano.
Ora, una modalità di "filing" del genere è del tutto da evitare, dato che è molto probabile che il Form spedito successivamente (benché entro i termini per la Tax Return, e dunque non tardivamente) NON sia poi collegato alla Tax Return del contribuente medesimo.
Questo è un caso che ci è recentemente capitato e che ha riguardato un contribuente il cui consulente si era dimenticato di inviare il Form 3520, che si deve compilare in presenza di detenzione di Trust esteri, di ricezione di donazioni e successioni e di altri possedimenti di beni esteri.
Ora, spedire il Form 3520 separatamente dalla Tax Return è estremamente pericoloso, dato che l'IRS potrebbe:

- vedere solo la Tax Return;

- vedere solo il Form 3520.

- non vedere alcuna delle due.

Attenzione che il Form 3520 prevede delle sanzioni molto elevate per il caso di "failure to file": se la donazione, ad esempio, che si è omesso di indicare supera i 100.000 dollari, la sanzione è pari al 35% dell'importo donato.
Ora, in tutti e tre i casi di "mismatch" suddetti c'è il rischio che scatti una sanzione, che può essere anche estremamente rilevante. Diventa poi complesso e molto costoso annullare tale sanzione, dato che è onere del contribuente dimostrare cosa si è spedito e quando.
Tutto ciò non succede, invece, con la spedizione elettronica, dato che la ricevuta telematica è la prova di spedizione del file e pertanto è certo che il file è stato ricevuto.

Pertanto è sempre più importante appoggiarsi a consulenti che facciano la spedizione telematica e che, in presenza di integrazioni, NON facciamo spedire singoli Form al contribuente, ma rispediscano telematicamente l'intera Tax Return "Amended", cioè ravveduta.

Enrico Povolo