Il Form W-8BEN-E: perché le Società Italiane che esportano in America lo devono firmare e come si compila.

In questo articolo ci occuperemo di una questione che capita molto frequentemente alle Società Italiane che esportano negli Stati Uniti: la richiesta di compilazione del cosiddetto Form W-8BEN-E. Cercheremo di capire che cos'è questo Form, perché sia richiesto dalle Società Americane destinatarie dell'esportazione e come si deve compilare questo Form.


Abbiamo trattato la questione anche in un nostro precedente articolo, cui rimandiamo per l'impostazione generale e la comparazione con i Form W9, che sono i "fratelli" dei Form W8.

I FORM W-8.
Vediamo di capire innanzitutto i principi base: i Form W-8 sono una categoria di modelli che servono per CERTIFICARE una serie di informazioni da parte di una FOREIGN ENTITY (Società, Trust o altro Ente) o di un FOREIGN INDIVIDUAL (Persona Fisica).
Ovviamente l'aggettivo "Foreign" è da intendersi rispetto agli Stati Uniti.
I Form W-8 hanno diverse caratterizzazioni specifiche:
W-8BEN
W-8BEN-E
W-8ECI
W-8EXP
W-8IMY
I W-8 sono perciò modelli che sono richiesti da Società Americane a Società, Trust o Persone Fisiche non Americane che intrattengono con loro rapporti di business in senso lato.
Lo scopo dei Form W-8 è quello di determinare se una società American debba, nel pagare delle somme a dei soggetti stranieri, applicare una ritenuta alla fonte o se tale ritenuta possa essere evitata (totalmente o parzialmente) in relazione a particolari condizioni soggettive del soggetto straniero ricevente o in base all'applicazione di specifici articoli della Convenzione contro le doppie imposizioni fra Italia e America.
I due modelli di maggior utilizzo sono senz'altro il Form W-8BEN ed il Form W-8BEN-E. La differenza tra i due è molto semplice:
- il Form W-8BEN dev'essere compilato solamente da Persone Fisiche straniere;
-  il Form W-8BEN-E (dove il suffisso "E" sta per "Enterprise") dev'essere compilato solamente da Società, Trust o Enti stranieri.

Come detto, in questo articolo ci occuperemo in particolare del Form W-8BEN-E.
Capita infatti che molte spesso, quando una Società Italiana deve esportare dei beni nei confronti di una Società Americana, questa, dovendo pagare la Società Italiana, voglia assicurarsi che ci sono tutte le condizioni affinché non si applichi la ritenuta in uscita.
Cerchiamo di delineare, anche se non in maniera esaustiva, il perimetro di azione di questa ritenuta in uscita, tanto per mettere a fuoco quali siano i casi in cui si debba compilare il Form W8-BEN-E con particolare attenzione.
La ritenuta in uscita sui pagamenti fatti da una Società Americana ad una Società Italiana non si deve mai applicare laddove si sia in presenza di tutte le seguenti condizioni:
1 - la società Italiana è una società commerciale o produttiva;
2 - la società Italiana NON è:
2A - una Banca o una Società Finanziaria (Foreign Financial Institution);
2B - una Società i cui ricavi derivino per la maggioranza da "passive income" ed i cui assets siano per la maggioranza produttivi di "passive income";
2C - un Ente Internazionale.
2D - un Ente Non profit.

Qualora siamo di fronte ad una casistica del genere, la ritenuta non va mai applicata.
Vedremo a breve come si compila il Form W8-BEN-E nel caso in cui tutte le suddette condizioni siano verificate.
Ora cerchiamo invece di approfondire alcuni aspetti delle condizioni appena delineate.
Risulta abbastanza facile capire il senso della condizione 2A: se una società Americana deve pagare delle somme (dei dividendi, ad esempio) ad una Banca o ad una Società Finanziaria Italiana, siamo nel pieno campo di azione della normativa FATCA e pertanto si applicano a tali Società Italiane (definite con l'acronimo FFI, Foreign Financial Institution) delle regole specifiche che sono delineate dalla normativa FATCA e dagli Accordi IGA.
Analogamente sono comprensibili le condizioni 2C e 2D, che delineano dei casi diversi dall'ordinario rapporto di business commerciale.
Il punto più scivoloso riguarda senz'altro il punto 2B, cioè la Società Italiana produttiva di "passive income".
Prima di tutto dobbiamo capire che per "passive income" si intendono i redditi derivanti da interessi, dividendi, capital gains, royalties, etc. alla stessa stregua della definizione presente anche ai sensi della normativa Italiana.
Le due condizioni implicite all'interno della condizione 2B sono:
- che i componenti positivi di reddito derivanti da "passive income" siano più del 50% dei componenti positivi di reddito totali;
- che gli assets produttivi di "passive income" siano più del 50% degli assets totali.
Qualora entrambe queste condizioni siano rispettate, allora siamo in presenza di una "Passive NFFE" (Passive Non Foreign Financial Entity), il che richiede la compilazione di una sezione particolare del Form W-8BEN-E e alcune attenzioni in più in fase di redazione del modello.
Il punto di cui stiamo trattando può diventare rilevante nel caso in cui la Società Americana debba pagare una Società Italiana che sia una Holding (pura o mista): in tal caso è importante impostare correttamente l'analisi per capire se siamo di fronte ad una "Passive NFFE" o ad una "Active NFFE", controllando le due condizioni delineate.

COME SI COMPILA IL FORM W-8BEN-E PER UNA "ACTIVE NFFE"
Nel caso in cui ci si trovi di fronte ad una Società Italiana che rispetti tutte le condizioni sopra delineate, la Società Italiana si qualifica come una "Active NFFE".
Vediamo dunque come si compila il Form W-8BEN-E in tal caso.
Suggeriamo di avere sotto mano il Form, dato che faremo riferimento a Caselle specifiche; la versione di cui stiamo parlando si può scaricare dal sito dell'IRS ed è stata revisionata in Luglio 2017.

PART I
Nella Casella 1 va indicata la ragione sociale della Società Italiana.
Nella Casella 2 va indicato il Paese in cui la società è stata "incorporata": questa casella va compilata solo per le SRL, SPA e SAPA ed il Paese è ovviamente l'Italia.
La Casella 3 non va compilata, dato che si riferisce a società che siano formate ma si debbano considerare come imprese individuali (ad esempio la SNC con unico socio dopo la decorrenza del periodo dei sei mesi).
La Casella 4  va compilata barrando il tipo di Società: se si tratta di SRL, SPA o SAPA, si deve barrare "Corporation"; se siamo di fronte ad una SNC o ad una SAS, si deve barrare "Partnership".
Nella Casella 5 va barrata la casella "Active NFFE".
Nella Casella 6 va inserito l'indirizzo della sede legale.
Nella Casella 7 va inserito l'indirizzo della sede operativa, ma solo se diverso dal precedente.
La Casella 8 e 9a non vanno compilate.
La Casella 9b va compilata con il codice fiscale Italiano.
La Casella 10 non va compilata.
Ora ci si deve trasferire alla PART XXV, senza compilare null'altro. 

PART XXV
Va barrata la Casella 39.
Le condizioni che si certificano con questa casella, sono quelle sopra delineate:
- La Società NON è una Foreign Financial Institution;
- La Società Italiana non produce più del 50% di passive income;
- La Società Italiana non detiene più del 50% di assets che sono potenzialmente produttivi di passive income.
Ora ci si deve trasferire alla PART XXX, senza compilare null'altro. 

PART XXX
In questa parte il legale rappresentante della Società Italiana deve firmare, indicare il proprio nome e apporre la data.
E' altresì necessario barrare la casella sottostante, circa la capacità dello stesso di firmare e rappresentare la società.

Facciamo presente che la dichiarazione fatta col Form W8-BEN-E è fatta "UNDER PENALTIES OF PERJURY": ricordiamo che gli Stati Uniti hanno una legislazione molto dura per lo spergiuro, che comporta sanzioni penali rilevanti, che non sono neanche lontanamente confrontabili con quelle Italiane. 
Pertanto vi invitiamo a controllare sempre con molta attenzione la compilazione del Form in oggetto.

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Enrico Povolo