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23 novembre 2019

SSN, TIN, ITIN, W-9, W-8, W-8BEN: facciamo chiarezza su cosa sono, come vanno richiesti e quando vanno compilati

In questo articolo, cerchiamo di fare un po' di chiarezza riguardo una serie di acronimi che sono molto in voga nel web e che creano non poca confusione e grattacapi ai Cittadini Americani residenti in Italia:
SSN - Social Security Number
TIN - Taxpayer Identification Numbers
ITIN - Individual Taxpayer Identification Number
EIN - Employer Identification Number
W-9
W-8
W-8BEN



Cerchiamo ora di capire di cosa si tratta, quando sono da richiedere e come vanno compilati.
Partiamo innanzitutto distinguendo tra i primi 4 acronimi e gli ultimi 3. I primi 4 sono:
SSN - Social Security Number
TIN - Taxpayer Identification Numbers
ITIN - Individual Taxpayer Identification Number
EIN - Employer Identification Number

Questi acronimi rappresentano dei Codici Identificativi Fiscali e pertanto sono associati ad una persona o ad un'entità giuridica per identificarla univocamente di fronte all'IRS Americano.

Per contro gli ultimi tre acronimi:
W-9
W-8
W-8BEN
riguardano dei "Form" o modelli da compilare che vengono richiesti per specifici motivi da entità ed istituzioni e che devono essere compilati. 

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Partiamo dall'analisi della prima categoria: possiamo dire che la categoria generica di questi codici identificativi può definirsi TIN - Tax Identification Numbers, al cui interno si possono identificare tre diverse casistiche:


TIN - Taxpayer Identification Numbers:
SSN - Social Security Number
ITIN - Individual Taxpayer Identification Number
EIN - Employer Identification Number

SOCIAL SECURITY NUMBER
Il Social Security Number è un codice numerico composto di 9 cifre così disposte:

xxx-xx-xxxx

Come già indicato nei precedenti due posts, il SSN può essere richiesto solo da sue categorie di soggetti:
- Cittadini Americani (non importa se residenti in America o all'estero);
- titolari di Green Card.
Il SSN non identifica semplicemente il soggetto nei confronti della Social Security Administration, ma lo identifica anche fiscalmente.
Tutte le sanatorie, le Tax Return, i modelli FBAR ed i pagamenti eventualmente effettuati devono sempre riportare il SSN.
Per ottenere il SSN è compilare il Form SS-5 rivolgendosi:
- ad un ufficio della SSA (Social Security Administration) per coloro che risiedono in America;
- ad un Consolato o ad un'Ambasciata per coloro che risiedono in altri Paesi.
In questo secondo caso è necessario attendere diversi mesi (da 4 a 8) per poterlo ricevere.
Tutti coloro che sono nati negli Stati Uniti lo ricevono automaticamente alla nascita, dato che serve anche per identificare i bambini.
Frequentemente i soggetti che si sono trasferiti in giovane età in Italia non ne sono in possesso perché lo hanno perso.
Un altro caso in cui il soggetto è richiesto di avere il SSN è quello dei soggetti non Cittadini Americani che entrano in America con un Visto di LAVORO e che sono assunti in una società Americana o che hanno accesso ai benefit della Social Security Administration. 

INDIVIDUAL TAXPAYER IDENTIFICATION NUMBER
L'Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) è un codice numerico composto di 9 cifre così disposte:

9xx-xx-xxxx

La caratteristica dell'ITIN è che la prima cifra è sempre un 9.
Esso può essere richiesto da persone fisiche che non hanno i titoli per poter ottenere il Social Security Number. Più precisamente richiedono un ITIN tutti i soggetti che vanno negli Stati Uniti con un Visto di Studio e comunque un Visto NON LAVORATIVO.
Con l'ITIN si possono fare molte cose, come ottenere una patente, iscriversi a scuole o Università,  avere un'assicurazione sanitaria o ottenere altri benefits come l'accesso a programmi di mense scolastiche. 
Per poter ottenere l'ITIN è necessario compilare il Form W-7.

SSN ed ITIN sono gli omologhi Americani del Codice Fiscale Italiano.

EMPLOYER IDENTIFICATION NUMBER
L'Employer Identification Number (EIN) è un codice numerico composto di 9 cifre così disposte:

xx-xxxxxxx

L'EIN number può, a grandi linee, essere assimilato alla PARTITA IVA Italiana anche se ci sono alcune importanti differenze.
Si può chiedere un EIN Number qualora si risponda sì ad almeno una delle seguenti domande:

1) Do you have employees?

2) Do you operate your business as a corporation or a partnership?

3) Do you file any of these tax returns: Employment, Excise, or Alcohol, Tobacco and Firearms?

4) Do you withhold taxes on income, other than wages, paid to a non-resident alien?

5) Are you involved with any of the following types of organizations?
Trusts, IRAs;
Estates;
Real estate mortgage investment conduits;
Non-profit organizations;
Farmers' cooperatives;
Plan administrators.

Come si può vedere, i tre elementi fondamentali che fanno scattare la necessità di un EIN sono:
- avere dei dipendenti;
- creare una società di capitali (corporation) o una società di persone (partnership).
- creare delle entità non personali (Trust, Non-profit organizations, Cooperative, etc.).

Pertanto un individuo che gestisca un'attività commerciale (business) senza dipendenti a livello personale (la cosiddetta "sole proprietorship" o impresa individuale) e che dunque produca un "self-employment income" NON ha la necessità di richiedere un EIN, bastando il suo SSN (tranne che nei casi in cui la sua attività ricada nell'ambito indicato nella suddetta domanda 3). 
Un ulteriore caso in cui un EIN va richiesto è quello in cui il soggetto debba compiere delle ritenute per compensi pagati a dei soggetti che sono qualificati come "non resident alien" (che sono soggetti non Cittadini Americani non residenti in America). Questo caso è collegato con i modelli W-8 di cui parleremo dopo.
L'EIN number va richiesto o tramite procedura on-line nel sito dell'IRS (EIN on-line) oppure tramite fax compilando il Form SS-4.

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Passiamo ora all'analisi della seconda categoria di acronimi.

FORM W-9.
Il Form W-9 è un modello che serve per CERTIFICARE quale sia il Taxpayer Identification Number (SSN o EIN) in due casi:
- Certificazione del SSN di una persona fisica che si qualifica come US PERSON;
- Certificazione del EIN di una entità (Corporation, Partnership, Trust, etc.) che sia residente fiscalmente in America.



Facciamo il seguente esempio: una società Americana vuole assumere un dipendente e per essere sicura del suo SSN, gli chiede il suo SSN. Il soggetto certifica il proprio SSN tramite il modello W-9: deve semplicemente indicare il proprio nome e cognome, l'indirizzo, il proprio SSN e poi firma il modello.

Il Form W-9 è frequentemente richiesto dalle Banche Italiane nella fase di autocertificazione e di controllo dei propri clienti US PERSON.
Da un punto di vista formale la richiesta di compilare questo modello è discutibile, dato che nel rapporto tra due entità Italiane (Banca e Cliente Cittadino Americano residente in Italia) il Form W-9 non ha alcun fondamento né logica giuridica in Italia, non fosse altro per il fatto che è redatto in lingua inglese. 
Però molte Banche hanno preso questa consuetudine nell'intento di dimostrare all'IRS Americano (che le può controllare) la loro corretta due diligence degli accordi IGA.
Riteniamo che la firma di un Cittadino Americano residente in Italia del modello W-9 proposto da una Banca Italiana sia comunque tranquillamente ammissibile. 

FORM W-8.
I Form W-8 sono una categoria di modelli che servono per CERTIFICARE una serie di informazioni da parte di una FOREIGN ENTITY o di un FOREIGN INDIVIDUAL.
Sono perciò modelli che sono richiesti da Società Americane a Società o persone fisiche non Americane che intrattengono con loro rapporti di business.
I Form W-8 possono essere i seguenti:
W-8BEN
W-8BEN-E
W-8ECI
W-8EXP
W-8IMY
Nella presente analisi faremo solo un breve cenno a questi Form, dato che lasciando i dettagli dell'analisi dei due principali Form (Form W-8BEN e Form W-8BEN-E) ad uno dei prossimi post.
In generale i Form W-8 sono da compilarsi per determinare se una società American debba, nel pagare delle somme a delle entità Straniere, applicare una ritenuta alla fonte o se debbano essere evitata (totalmente o parzialmente) l'applicazione in relazione a particolari condizioni soggettive del soggetto ricevente o all'applicazione di specifici articoli della Convenzione contro le doppie imposizioni fra Italia e America.